Onderscheiden met de Koninklijke Erepenning.
Beschermvrouwe: HKH Prinses Margriet.
Onderscheiden met de Koninklijke Erepenning.
Beschermvrouwe: HKH Prinses Margriet.

Vacature secretaris

Functieprofiel van de secretaris bij Maas en Roer

De secretaris heeft naast de formele secretariële taken een belangrijke rol in de interne organisatie van de vereniging. De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur. 

Bestuurskwaliteiten van de secretaris:

  • Kan goed communiceren en inhoudelijk luisteren en heeft interesse in de problematiek van de leden van de vereniging.
  • Heeft inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
  • Heeft verantwoordelijkheidsbesef voor de communicatieprocessen binnen de vereniging en onderhoudt contacten in opdracht van het bestuur met de leden van de vereniging.
  • Kan gestructureerd werken, is nauwkeurig en heeft oog voor detail.
  • Beheerst de Nederlandse taal en is in staat de berichtgeving duidelijk te verwoorden.
  • Is computervaardig.
  • Richt zich op het belang van de vereniging en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat.
  • Reikt op basis van ervaring en deskundigheid, oplossing(richting)en aan voor vraagstukken.
  • Heeft enige affiniteit met automatisering, software.
  •  

Taken en verantwoordelijkheden van de secretaris:

  • Verantwoordelijkheid voor het voeren van de correspondentie namens M&R. Dat kan in- en extern zijn.
  • Verantwoordelijkheid voor het laten archiveren van ontvangen brieven en bewaren van afschriften van verzonden brieven.
  • Voorbereiden van de agenda’s voor bestuur en algemene ledenvergadering. Verzorgt via mail het versturen van de agenda en de bijbehorende bijlagen en documentatie.
  • Verantwoordelijkheid voor verslagen en notulen van de diverse vergaderingen, zoals de leden- en bestuursvergaderingen
  • Steunt de voorzitter bij het beleid van de vereniging en andere overkoepelende taken.
  • Maakt afspraken namens het bestuur en bewaakt de voortgang namens de vereniging en verzorgt de nodige correspondentie.
  • Is op overzichtelijke momenten bereikbaar via mail en telefoon, voor beantwoording vragen, afhandelen of ondernemen van vervolgactie.
  • Toezien op het, door de administratrice, uitvoeren van
    • Bijhouden van de ledenadministratie in eCaptain
    • Vermelden in eCaptain van ledeninfo (mails, brieven, gemaakte afspraken, etc.) NB betreft ook vermeldingen door de Havenmeester.
    • Verzorgen van uitnodigingen aan de leden voor diverse bijeenkomsten, zoals: Bestuursvergaderingen, Algemene Leden Vergaderingen en nieuwe ledenavonden.
  • Opstellen van een jaarverslag van de vereniging.
  • Bewaakt de zittingstermijnen van het dagelijks bestuur
  • Controleren van het uitbesteed werk ten behoeve van de vereniging
  • Functionerings- en beoordelingsgesprekken houden met de administratrice en deze gesprekken archiveren.

Randvoorwaarden

  • Het bestuur vergadert een maal per maand.
  • De tijdsbesteding bedraagt minimaal een dagdeel per week.
  • De tijdsbesteding van de secretaris is afhankelijk van de activiteiten en de eigen initiatieven evenals de verdeling van de bestuurstaken.

Totdat Maas en Roer een nieuwe secretaris heeft gevonden heeft Ton Habets aangeboden de bestuursfunctie waar te nemen. 

We zien een reactie graag tegemoet. 
 
Het bestuur

 

   Lees meer

X